Szanowni Państwo,
Koleżanki i Koledzy,

W tych trudnych dniach nasz Instytut spotyka się z licznymi dowodami solidarności ludzkiej. Otrzymuję liczne sygnały zarówno od osób fizycznych jak też różnych firm, przedsiębiorców, stowarzyszeń i fundacji o chęci wsparcia naszej działalności w formie darowizn. Oczywiście każdy taki gest winien być przyjęty z należną wdzięcznością i wykorzystany w sposób najbardziej racjonalny.

Wobec często pojawiających się pytań chciałbym przypomnieć kilka podstawowych zasad dotyczących przyjmowania darowizn obowiązujących w NIO-PIB, a mianowicie:

• Jako jednostka publiczna jesteśmy zobowiązani do pełnej transparentności naszego działania. Oznacza to że wszystkie darowizny winny być zgłoszone i zaewidencjonowane.
• Zasadą jest by darowizny były dokonywane na podstawie umowy, która powinna zostać zaopiniowana przez działającą w naszej jednostce Komisję ds. darów, radcę prawnego i głównego księgowego. W umowie Darczyńca może, choć nie musi, wskazać na jaki cel przeznaczona jest darowizna. Nie narzucamy treści umowy. Każdy Darczyńca może zaproponować własną. Do ewentualnego wykorzystania można zastosować przykładowe umowy darowizny pieniężnej lub rzeczowej, które załączam.
• W przypadku darowizn pieniężnych dopuszcza się przyjęcie darowizny (wpłaty na rachunek bankowy Instytutu) bez umowy.

Tak w największym skrócie prezentują się formalne zasady. Zdaję sobie sprawę, że w tych trudnych i pełnych napięć i zagrożeń czasach trudno jest dopełnić wszystkich formalności zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi procedurami. Jednakże właśnie ze względu na publiczny charakter i transparentność działań proszę o stosowanie co najmniej następujących zasad:
Darowizny pieniężne: O ile istnieje taka możliwość proszę informować Darczyńców o naszej prośbie by przelew był dokonywany na rachunek:
PKO BP S.A 98 1020 1169 0000 8902 0011 2045
umieszczając w treści przelewu (najlepiej na pierwszym miejscu opisu) słowo DAROWIZNA.
Darowizny rzeczowe: Nie należy przyjmować darowizn o niepotwierdzonej przydatności oraz z niewiadomego źródła. Jest to ważne w szczególności jeśli darowane materiały mogą mieć bezpośrednią styczność z pacjentem lub personelem medycznym. Każdorazowo darowizna rzeczowa winna być przyjęta na podstawie komisyjnego protokołu sporządzonego bądź to przez Komisję ds. Darów, bądź przez dowolny, kompetentny, co najmniej trzyosobowy, zespół pracowników. Protokół winien zawierać opis przedmiotu darowizny, potwierdzenie jej przydatności i spełnianie warunków (np. dotyczących septyczności materiału) liczbę przedmiotów darowizny oraz obowiązkowo oszacowanie wartości darowizny. Materiały podlegające obrotowi magazynowemu (a takich jest zdecydowana większość) winny być ujęte na stanie magazynowym. Postępowanie z tymi materiałami (wydawanie dla użytkowników) podlega takim samym rygorom jak materiały zakupione.
Bardzo proszę o nie przyjmowanie darowizn bez jej oceny, wyceny i zaewidencjonowania. Przykładowa, najprostsza notatka w sprawie przyjęcia darowizny rzeczowej poniżej:
Dnia …. firma /osoba fizyczna/ przekazała w darze ……….….. (krótki opis przedmiotu darowizny, w tym liczbę sztuk, ilość, rodzaj etc). Stwierdzamy przydatność daru w działalności NIO-PIB. Wartość darowizny szacujemy na kwotę ……... zł.
Imię i nazwisko + podpis [1] Imię i nazwisko + podpis [2] Imię i nazwisko + podpis [3]
Taką, lub podobną notatkę w oryginale proszę przekazać do działu księgowości.

Załączniki:

• Darowizna rzeczowa
• Darowizna finansowa

Tomasz Gałecki
Główny Księgowy NIO-PBI