Dział zamówień publicznych i zaopatrzenia (DZPIZ) przypomina o obowiązku:

1. prowadzenia przez jednostkę/komórkę organizacyjną COI rejestrów udzielonych przed daną jednostkę/komórkę zamówień o wartości nie przekraczającej 30 tys € netto (uzupełnione o NIP oraz REGON Wykonawcy) w okresie roku kalendarzowego oraz przekazanie do DZPIZ zbiorczego zestawienia w/w rejestrów w terminie do dnia 15.01.2019 r.;

2. numerowania/ewidencjonowania protokołów:
- awarii;
- konieczności wykonania robót instalacyjnych/budowlanych – w przypadku naprawy;
- konieczności naprawy aparatury i sprzętu;
- konieczności naprawy systemów lub sprzętu informatycznego
zgodnie z prowadzonym w danej jednostce/komórce organizacyjnej rejestrem;

3. zgłaszania Wniosków o uruchomienie procedury zamówienia publicznego na posiedzenie Zespołu ds. Wydatków do piątku poprzedzającego spotkania Zespołu.
Dokumenty przekazane:
- po terminie będą podlegały weryfikacji przez Zespół podczas kolejnego posiedzenia
- nieprawidłowo wypełnione/niekompletne będą zwracane do Wnioskującego w celu uzupełnienia /
poprawienia ;

4. przekazania Wniosku o uruchomienie procedury zamówienia publicznego na min. 90 dni przed wygaśnięciem obowiązujących umów (z uwagi na przebieg i czasochłonność procedur związanych z udzielaniem zamówień publicznych);

5. przekazania przez Kierowników jednostek/komórek organizacyjnych COI – w terminie do 30 września b.r. – planów zamówień publicznych przewidzianych do realizacji w następnym roku budżetowym.
Powyższe działanie będzie miało wpływ na:
- proces weryfikacji i akceptacji Wniosków o uruchomienie procedury zamówienia publicznego
skierowanych do realizacji;
- wybór trybu postępowania;
- ograniczenie podziału udzielanych zamówień.

Jednocześnie, w imieniu DZIAŁU KSIEGOWOŚCI przekazujemy poniższą informację:

„proszę o zwrócenie uwagi wszystkim wnioskującym o konieczności precyzyjnego określania źródła finansowania wnioskowanego zakupu. Nie do zaakceptowania są stosowane obecnie powszechnie zapisy typu: COI, środki własne COI etc. Jako źródło finansowania powinno być wskazane źródło podstawowe (najczęściej NFZ, dotacja statutowa, umowa, grant etc) oraz bezwzględnie numer komórki OPK, na rzecz której realizowany jest zakup.
Od 1 czerwca br. Wnioski opisujące nieprawidłowo źródło finansowania nie będą przez Głównego Księgowego opiniowane”.

Z wyrazami szacunku
mgr Monika Szwarczewska
Kierownik Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia