W związku z koniecznością wprowadzenia pełnego nadzoru i odpowiedzialności za koszty komórek organizacyjnych uprzejmie proszę o wprowadzeniu zasady nie wydawania przez magazyny funkcjonujące w Instytucie składników majątkowych bez akceptacji kierownika komórki, na dobro której mają być zarachowane koszty materiałów. Akceptowalnym rozwiązaniem organizacyjnym jest udzielenie przez kierownika komórki organizacyjnej stałego pełnomocnictwa dla wybranego pracownika (grupy pracowników) do pobierania materiałów z magazynu. Pełnomocnictwo takie winno być przekazane do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia.

Przypominam jednocześnie o precyzyjnym wskazywaniu komórki organizacyjnej (projektu, programu, grantu badawczego zewnętrznego lub wewnętrznego etc.), na konto której mają być zarachowane koszty obrotu magazynowego.
Przypomnienie powyższe w równej mierze dotyczy zasad opisywania faktur potwierdzających koszty dostaw i usług zewnętrznych. Bez właściwego i precyzyjnego (tzn. łącznie z podaniem właściwych MPK) opisu faktury nie jest możliwa, zgodna ze stanem rzeczywistym, alokacja kosztów.

Tomasz Gałecki