Koszty a opis dokumentów księgowych

Szanowni Państwo

Z wielkim zadowoleniem wsłuchuję się w trwający od pewnego czasu dyskurs o prawidłowości zarachowania, do poszczególnych ośrodków odpowiedzialności, kosztów działalności. Jako osoba, która bezpośrednio nadzoruje dział, w którym powstaje informacja o kosztach będących w obszarze Państwa zainteresowania, pragnę przekazać kilka uwag i wskazówek.

1. Na wstępie chciałbym wyjaśnić, że system ewidencji księgowej nie jest doskonały w swej naturze. Narzędzie, którym posługują się księgowi na całym świecie powstało ponad pół tysiąca lat temu, gdy Kopernik chodził dopiero na Uniwersytet Krakowski czyli Ziemia była centrum wszechświata, a Kolumb nie dopłynął jeszcze do Ameryki! Techniki informatyczne stosowane obecnie w księgowości, w żadnym razie nie eliminują wady narzędzia pracy księgowego jaką jest niemożliwość ujęcia kosztów procesów (np. produktu = a u nas kosztów leczenia pacjenta). Takich informacji księgowy nie ma możliwości pozyskać.
2. Ewidencja księgowa pozwala na ujęcie kosztów prostych jednocześnie w trzech wymiarach:
   1. ośrodek, do którego koszt jest przypisywany;
   2. rodzaj kosztu;
   3. źródło finansowania kosztu.
3. Wspólnie z Działem Analiz Ekonomicznych i Planowania wyodrębniono w naszej jednostce:
   1. 144 ośrodki kosztów [OPK], z których każdy ma własny, niepowtarzalny numer ewidencyjny (mam nadzieję, że każdy kierownik zna numer własnego ośrodka odpowiedzialności!)
   2. 183 koszty rodzajowe
   3. 10 źródeł finansowania

Zaksięgowanie kosztu prostego oznacza jego wpisanie do jednego (i tylko jednego) spośród 263.520 miejsc alokacji [144*183*10=263.520]. Księgowania dokonuje pracownik działu księgowości, ale to nie on decyduje o miejscu alokacji kosztu!

4. Decyzja o tym, w jakim, jednym spośród ponad ćwierć milina miejsc alokacji kosztu, zostanie on ujęty, powstaje wraz z kontrolą merytoryczną dokumentu. Kontrola ta polega nie tylko na formalnym potwierdzeniu zasadności, racjonalności i faktyczności zdarzenia gospodarczego, które jest ujęte w dokumencie lecz również na opisaniu czyje są koszty, jaki jest ich rodzaj i jakie źródło finansowania. Zapis potwierdzający dokonanie kontroli merytorycznej i sposobu księgowego ujęcia kosztów potwierdza swym podpisem kierownik procesu lub inna wskazana osoba odpowiedzialna. Pracownik działu księgowości przenosi jedynie ten opis do ksiąg rachunkowych.

Proszę pamiętać, że to opis kontroli merytorycznej decyduje o poprawności alokacji kosztów. Dlatego bardzo proszę o szczególne zwracanie uwagi na poprawność i kompletność tego zapisu na fakturach kosztowych, najlepiej poprzez umieszczanie na dokumencie zamiast pieczęcie/nazwy/skrótu komórki organizacyjnej, jej numeru OPK (np. zamiast nazwy: Klinika Nowotworów Tkanek Miękkich, Kości i Czerniaków wystarczy tylko numer OPK: 101).

Analogicznie należy zwrócić szczególną uwagę na opis alokacji kosztów przy pobraniach z magazynu majątku obrotowego. Jeżeli, jak mam nadzieję wszystkim nam zależy na poprawnej ewidencji kosztów, należy już w momencie pobrania z magazynu definiować jego cel, a jeżeli zachodzi taka konieczność dzielić pobranie na różne cele (np. pobranie jednego odczynnika na:

• działalność diagnostyczna finansowana z NFZ,
• działalność statutowa podstawowa,
• działalność naukowa – realizacja grantu

winny być wyodrębnione już w trakcie tworzenia dokumentacji magazynowej [Rw], gdyż późniejsze rozksięgowanie, choć teoretycznie możliwe, wobec liczby operacji dokonywanych miesięcznie jest bardzo utrudnione).

Trochę statystyki[1]:

W razie pytań lub wątpliwości zarówno ja osobiście, jak i cały zespół księgowości jesteśmy gotowi do udzielenia wyjaśnień i rad oraz dokonania ewentualnych modyfikacji gdyż wspólny cel, jakim jest optymalizacja kosztów działalności wart jest każdej rozmowy, do której serdecznie zapraszam.

[1] Każdy dokument wymaga oddzielnego opisania, a każda pozycja w dokumencie oddzielnego ujęcia księgowego.

>>Załącznik